Jak założyć własną firmę?

Założenie własnej firmy jest prostsze niż myślisz! Wystarczy 6 kroków do samozatrudnienia.

1. UrzÄ…d Gminy

Pierwszym krokiem na drodze do zarejestrowania własnej firmy jest urząd gminy, gdzie poprzez specjalny formularz składamy wniosek o wpisanie do ewidencji działalności gospodarczej.

Ważną informacją jest, że dokument składamy w mieście lub gminie zgodnej z miejscem zamieszkania (co jest rozumiane jako miejsce stałego pobytu).

W pobranym z urzędu gminy zgłoszeniu o dokonanie wpisu do ewidencji działalności gospodarczej podajemy:

• nazwÄ™ firmy - najlepiej podać nazwÄ™ peÅ‚nÄ… wraz z wersjÄ… skróconÄ…,
• swoje imiÄ™ i nazwisko oraz numer ewidencyjny PESEL,
• adres zameldowania, a jeżeli zamierzamy stale wykonywać dziaÅ‚alność w innym miejscu (np. biuro, sklep, zakÅ‚ad, oddziaÅ‚) to musimy podać również adres tego lokalu,
• przedmiot wykonywanej dziaÅ‚alnoÅ›ci gospodarczej, zgodnie z PolskÄ… KlasyfikacjÄ… DziaÅ‚alnoÅ›ci (PKD) - 4 cyfry, 1 litera i opis,
• (Ze wzglÄ™dów praktycznych najlepiej podać wiÄ™kszÄ… liczbÄ™ rodzajów dziaÅ‚alnoÅ›ci niż przewiduje wolne miejsce na wniosku, to co siÄ™ nie zmieÅ›ci wypisujemy w zaÅ‚Ä…czniku. Każda późniejsza zmiana we wpisie kosztuje 50 zÅ‚),
• datÄ™ planowanego rozpoczÄ™cia dziaÅ‚alnoÅ›ci gospodarczej (wpisujemy datÄ™ rozpoczÄ™cia, biorÄ…c pod uwagÄ™, że zaÅ‚atwienie wszystkich formalnoÅ›ci urzÄ™dowych zajmie okoÅ‚o trzech tygodni).
• numer zezwolenia – ten fragment wypeÅ‚niamy jeÅ›li nasza dziaÅ‚alność wymaga wydania zezwolenia (dotyczy to dziaÅ‚alnoÅ›ci koncesjonowanych na które potrzebujemy osobnych zezwoleÅ„).

2. Główny Urząd Statystyczny

Po otrzymaniu wpisu do ewidencji działalności gospodarczej udajemy się do właściwego, ze względu na siedzibę, wojewódzkiego oddziału Urzędu Statystycznego. Każdy przedsiębiorca otrzymuje tam numer REGON, czyli dziewięciocyfrowy identyfikator w rejestrze podmiotów gospodarki narodowej, prowadzonym do celów statystycznych. Jeśli działalność jest prowadzona w formie spółki cywilnej, REGON jest nadawany spółce. W urzędzie składamy wypełniony wniosek RG-1 o wydanie numeru REGON.

W formularzu należy wpisać:

• nazwÄ™ firmy i adres siedziby,
• formÄ™ prawno-organizacyjnÄ… (osoba fizyczna lub spółka cywilna),
• stan aktywnoÅ›ci prawnej i ekonomicznej,
• rodzaj prowadzonej dziaÅ‚alnoÅ›ci wg PKD (Polska Klasyfikacja DziaÅ‚alnoÅ›ci)

Wraz z wnioskiem RG należy złożyć kopię wpisu do rejestru działalności gospodarczej, zaświadczenie o zaistniałej zmianie lub likwidacji działalności.

Później do Urzędu Statystycznego należy zgłaszać każdą zmianę danych.

Dokumenty potrzebne podczas wizyty w Urzędzie Statystycznym:
• dowód osobisty,
• ksero Wpisu do Ewidencji DziaÅ‚alnoÅ›ci Gospodarczej i jego oryginaÅ‚ do wglÄ…du

3. PieczÄ…tka i konto firmowe

Kolejne kroki na drodze do rejestracji firmy to wyrobienie pieczątki firmowej oraz założenie rachunku bankowego, którego posiadanie jest warunkowane przez polskie prawo.

Pieczątka firmowa jest niezbędna do dokumentowania zawieranych transakcji między firmą i jej kontrahentami, potwierdzania dokumentów urzędowych, zatwierdzania operacji bankowych.

Standardowo każda pieczątka powinna zawierać następujące dane: pełną nazwę firmy, dane teleadresowe firmy oraz REGON, jednak warto tam umieścić także NIP oraz numer konta.

Ustawa Prawo działalności gospodarczej z dn. 19 listopada 1999r. (Dz. U. nr 101, poz. 1178 ze zm.) nakłada na przedsiębiorców obowiązek posiadania rachunku bankowego. Przez rachunek powinny przechodzić wszystkie transakcje, których jednorazowa wartość, bez względu na liczbę wynikających z niej płatności, przekracza równowartość 15 000 euro przeliczonych na złote według średniego kursu walut obcych ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski ostatniego dnia miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym dokonano transakcji. O założeniu firmowego rachunku bankowego należy poinformować Urząd Skarbowy na druku rejestracyjnym NIP-1. W celu założenia konta wypełniamy wniosek w wybranym przez nas banku.

Niezbędne więc będzie zabranie ze sobą do banku:
• dowodu osobistego,
• ksera wpisu do ewidencji (oryginaÅ‚ do wglÄ…du),
• ksera dokumentu nadania numeru REGON (oryginaÅ‚ do wglÄ…du),
• pieczÄ…tki.

Gdy konto firmowe zakłada spółka cywilna, konieczne jest przedstawienie w banku umowy spółki.

4. UrzÄ…d Skarbowy

Nasza firma staje się pełnoprawnym uczestnikiem życia gospodarczego dopiero w momencie rejestracji w Urzędzie Skarbowym właściwym dla jej siedziby. W tym celu należy złożyć w nim druk NIP-1, załączając uwierzytelnione lub urzędowo poświadczone kopie: Zaświadczenia o Wpisie do Ewidencji Działalności Gospodarczej, dokumentu uprawniającego do korzystania z nieruchomości, na terenie której znajduje się siedziba (np. umowa najmu, akt własności), zaświadczenia o numerze identyfikacyjnym REGON oraz przedłożyć kopię umowy rachunku bankowego (dotyczy przedsiębiorców, na które przekazywane są zwroty podatku od towarów i usług).

Nie musimy występować o nowy NIP, bowiem prywatny numer NIP osoby fizycznej staje się w momencie prowadzenia działalności numerem naszej firmy. Jeżeli straciliśmy potwierdzenie nadania numeru NIP, to w US składamy formularz NIP-5 w celu uzyskania jego duplikatu.

Rejestrując działalność w formie spółki konieczne jest wypełnienie formularza NIP-2, z dołączonym formularzem NIP D, który jest informacją o wspólnikach.

Ustalenie daty rozpoczęcia działalności gospodarczej jest bardzo ważne, bo to właśnie od tego dnia nasza firma staje się pełnoprawnym podmiotem gospodarczym ze wszystkimi tego konsekwencjami, np. możliwością zaliczania wydatków w koszty działalności czy koniecznością opłacania podatków i składek ZUS.

Kolejną ważną sprawą jest określenie, czy od razu będziemy płatnikiem podatku VAT, czy też nie. Osoby rozpoczynające działalność gospodarczą z definicji są zwolnione z rozliczania tego podatku (tzw. zwolnienie podmiotowe). Zwolnienie kończy się, gdy nasz obrót przekroczy w roku podatkowym ustalony próg (w 2008 roku wynosi on 50 000 zł), a jeżeli rozpoczynamy działalność w trakcie roku to próg ten jest wyliczany w odpowiedniej proporcji. Mamy również prawo od razu stać się płatnikiem podatku VAT.

Jeśli planujemy w naszej działalności prowadzenie transakcji handlowych z kontrahentami z innych państw Unii Europejskiej, musimy dodatkowo zarejestrować się w urzędzie skarbowym jako tzw. podatnik VAT-UE. W tym celu trzeba wypełnić dodatkowy druk (VAT-R/UE). Zgłoszenie to jest bezpłatne, urząd potwierdza rejestrację na druku VAT-5UE, a podatnik otrzymuje tzw. numer NIP-UE (jest to ten sam NIP, tylko poprzedzony kodem PL). Formularze VAT-R i VAT-R/UE należy składać łącznie.

Wybór formy opodatkowania podatkiem dochodowym, do rozważenia mamy:
• kartÄ™ podatkowÄ…,
• ryczaÅ‚t ewidencjonowany,
• opodatkowanie na zasadach ogólnych, wypeÅ‚niajÄ…c ksiÄ™gÄ™ przychodów i rozchodów.

Przed wizytą w urzędzie skarbowym musimy podjąć decyzję, czy chcemy prowadzić księgowość samodzielnie, czy zlecić ją zewnętrznej firmie (jest to wydatek rzędu 100 do 500 zł miesięcznie, w zależności od ilości księgowanych dokumentów). Prowadzenie księgowości samodzielnie nie jest trudne, ale wymaga pewnej wiedzy na ten temat. Nieznajomość przepisów nie zwalnia od odpowiedzialności. Od odpowiedzialności nie zwalnia również wynajęcie biura rachunkowego, ponieważ dokumenty zatwierdzasz własnym podpisem.

5. Zakład Ubezpieczeń Społecznych

W terminie siedmiu dni od rozpoczęcia działalności gospodarczej (daty podanej na formularzu NIP-1 w US) musimy zgłosić ten fakt do ZUS, wypełniając właściwe formularze rejestracyjne. Aby dokonać zgłoszenia musimy wypełnić formularz ZFA (zgłoszenie płatnika składek - osoby fizycznej). Jeżeli prowadzenie firmy jest naszym jedynym zajęciem i jedynym miejscem zatrudnienia dla naszych pracowników, wówczas dla każdego z osobna wypełniamy formularz ZUA (zgłoszenie do ubezpieczenia osoby ubezpieczonej). Kiedy natomiast my albo pracownicy mamy pełnoetatową pracę płatną powyżej minimalnej pensji krajowej, wówczas te osoby należy zgłosić tylko do ubezpieczenia zdrowotnego na formularzu ZZA. Gdy zgłoszenie dotyczy płatnika składek spółki cywilnej wypełniamy formularz ZUS ZPA.

Potrzebne dane:
• REGON firmy,
• numer wpisu do ewidencji i nazwa organu prowadzÄ…cego rejestr,
• numer rachunku bankowego firmy,
• dane personalne (imiÄ™, nazwisko, adres, PESEL, nr dokumentu tożsamoÅ›ci, NIP, data i miejsce urodzenia) wszystkich zgÅ‚aszanych osób,
• zdjÄ™cie każdej osoby, do legitymacji ubezpieczeniowej.

6. PIP oraz Sanepid

Jeśli nasza firma będzie zatrudniać pracowników, to jesteśmy zobowiązani w ciągu 30 dni od daty rozpoczęcia działalności gospodarczej zawiadomić na piśmie Państwową Inspekcję Pracy (PIP) o miejscu, rodzaju i zakresie prowadzonej działalności.

Z kolejną wizytą wybieramy się do wojewódzkiej lub powiatowej stacji sanitarno- epidemiologicznej, czyli do popularnego sanepidu. Jest to instytucja, która czuwa nad higieną w zakładach pracy. Zakładając firmę jesteśmy zobowiązani do powiadomienia, w ciągu 14 dni od dnia rozpoczęcia działalności, właściwego państwowego inspektora sanitarnego o miejscu, rodzaju i zakresie prowadzonej działalności oraz o przewidywanej liczbie pracowników.

Zgłoszenie do sanepidu obejmuje :
• zÅ‚ożenie wniosku,
• przedstawienie inwentaryzacji wraz z opisem technologicznym,
• przedstawienie planów architektonicznych pomieszczenia,
• udostÄ™pnienie do wglÄ…du danych dotyczÄ…cych pomieszczenia: powierzchnia, wysokość, liczba okien, dostÄ™p do wody itp.

Zarówno zawiadomienie Państwowej Inspekcji Pracy jak i sanepidu nie wiąże się z żadnymi opłatami.